筹办年会成立会务组的原因很简单，就是为了合理分工，使活动能有效率地进行，同时分清责任。其实年会最重要的参与者是员工而非领导，所以所有领导必须为员工服务，每位领导各自申请会务组职位，定好机制。年会活动会务分组主要有以下组别。
1、迎宾接待礼仪组：负责供应商及客人的接待及停车指引、颁奖的礼仪服务；
2、 物品采购配送组：所有年会物资的采购；
3、 聚餐组：负责安排就餐的座次及聚餐现场的督导；
4、晚会组：负责整个晚会的节目安排、演练及主持工作；
5、 抽奖组：负责证书的制作和奖品的保管、发放、搬运；
6、 宣传组：负责主席台搭建、横幅制作、现场音响和录像等；
7、交通指挥组：负责停车场引位、有序有效进行停车。
注：围绕流程进行采购（所需物资如：红地毯，追光灯，花环，奖杯，奖牌，嘉宾胸花，礼炮，奖品，元老条幅等必先提前两天配齐！）。
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